EXECUTIVE ASSISTANT

** Gérer et tenir à jour l’agenda du Directeur Général.
** Organiser et planifier les rendez-vous et réunions.
** Anticiper les rendez-vous et échéances afin de faciliter l’organisation du DG.
** Assurer les rappels nécessaires et veiller à la disponibilité des informations utiles aux rendez-vous.
** Organiser les réunions initiées par la Direction Générale.
** Effectuer les réservations de salles et gérer les aspects logistiques.
** Préparer et centraliser les documents nécessaires aux réunions.
** Envoyer les invitations et convocations.
** Préparer les dossiers de réunion du Directeur Général.
** Rédiger, lorsque nécessaire, les comptes rendus ou relevés de réunion.
** Assurer le classement et l’archivage des documents associés.
** Organiser les déplacements professionnels du Directeur Général.
** Effectuer les réservations de billets d’avion, hôtels et moyens de transport.
** Préparer les dossiers de voyage et documents nécessaires.
** Assurer les formalités administratives liées aux déplacements : visas, ordres de mission et autres documents requis.
** Coordonner les prestations avec les agences de voyages et autres prestataires.
** Préparer et assurer le suivi administratif des notes de frais.
** Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques et sollicitations.
** Traiter les courriers et correspondances de la Direction Générale.
** Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, présentations et autres documents.
** Préparer les documents soumis à la signature du Directeur Général.
** Assurer la transmission des documents signés aux interlocuteurs concernés.
** Organiser le classement et l’archivage physique et électronique des dossiers.
** Tenir à jour les contacts et informations utiles à la Direction Générale.
** Accueillir les visiteurs et partenaires de la Direction Générale.
** Organiser les rendez-vous avec les interlocuteurs internes et externes.
** Orienter les demandes vers les services ou responsables concernés.
** Veiller à la qualité de l’accueil et à l’image professionnelle de la Direction Générale.
** Organiser les déjeuners, rencontres et événements professionnels impliquant le Directeur Général.
** Coordonner les besoins logistiques ponctuels de la Direction Générale.
** Assurer les commandes de fournitures et besoins administratifs du bureau du DG.
** Gérer les relations avec les prestataires intervenant dans son périmètre.

Bac +2/3 minimum en Assistanat de Direction, Gestion administrative, Administration ou formation équivalente. Expérience : 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction d’Assistante de Direction, idéalement auprès d’un Directeur Général, Directeur ou cadre dirigeant.